Kiné, libérez votre temps : simplifiez la gestion administrative de votre cabinet kiné

Sans aller jusqu’à la phobie, la gestion administrative kiné peut souvent être perçue comme un fardeau. Cela est d’autant plus vrai pour les professions libérales : avocat, journaliste, expert, médecin, et bien sûr, kinésithérapeute.

En effet, en 2024, 85,1 % des kinés en France exercent leur activité en libéral. Dans un cabinet où le temps est à la fois une ressource précieuse et un gage de qualité des soins prodigués, être efficace est essentiel. Mais jongler entre les consultations, les tâches administratives et les exigences réglementaires peut être rébarbatif, chronophage et, osons le terme, ennuyeux. 

Cependant, grâce aux avancées technologiques et à l’émergence de solutions innovantes, il est désormais possible de simplifier et de rationaliser ces processus. Découvrez tous les outils, les techniques et les meilleures pratiques pour optimiser votre efficacité opérationnelle et libérer du temps pour ce qui compte vraiment : vos patients et votre pratique.

Plus de mobilité 

Tout comme beaucoup d’autres professionnels de santé, les kinésithérapeutes libéraux sont constamment en mouvement, se déplaçant vers leur cabinet mais aussi au sein même de celui-ci de salle et salle, rendant visite à certains patients à leur domicile, ou encore participant à des séminaires ou à des formations professionnelles. 

Dans un tel environnement, la possibilité de gérer l’administratif de manière efficace et flexible est cruciale. Pouvoir effectuer ces tâches où que vous soyez, que ce soit depuis votre ordinateur à domicile, ou sur votre tablette ou téléphone en déplacement ou même pendant une pause entre deux consultations, vous offre une véritable liberté. 

Conçu pour être accessible depuis n’importe quelle page internet, Topaze Kiné offre aux kinésithérapeutes la liberté de gérer leurs tâches administratives de n’importe où, à tout moment. Vous pouvez accéder aux dossiers des patients, planifier des rendez-vous, créer des ordonnances, traiter les paiements et effectuer d’autres tâches administratives en toute simplicité. Cette flexibilité vous permet de maximiser votre temps et votre productivité, tout en réduisant le stress lié à la gestion administrative kiné : plus besoin d’être physiquement présent au cabinet pour traiter les documents administratifs.

Votre cabinet dans la poche

Aujourd’hui, tout le monde, ou presque, possède un smartphone. Ils sont devenus des outils indispensables de la vie quotidienne. L’utilisation d’une application mobile dédiée à l’automatisation de la gestion administrative de votre activité de kiné peut donc totalement transformer la manière dont vous gérez votre cabinet et le temps que vous y accordez. 

Cette mobilité accrue vous permet de rester connecté à votre pratique, de gérer votre emploi du temps avec souplesse et de répondre rapidement aux besoins de vos patients, le tout depuis votre smartphone ou votre tablette. Cela représente enfin un gain de temps considérable. En effet, selon une récente étude, les kinés consacrent environ une demi-heure par jour aux tâches administratives de leur cabinet. Économiser ces 30 minutes chaque jour permettrait ainsi de libérer jusqu’à 10h par mois ! Heures qui pourraient être consacrées par exemple à soigner plus de patients, ou pourquoi pas, à prendre soin de vous ! 

Imaginez avoir votre cabinet dans votre poche, disponible à tout moment et où que vous soyez, sans avoir besoin de retourner au cabinet, d’appeler votre assistant (si vous en avez un !) ou de fourrer le nez dans vos papiers. Grâce à une application mobile intuitive liée à votre logiciel kiné, vous pouvez accéder à votre agenda, consulter les dossiers des patients, saisir des notes de consultation et effectuer d’autres tâches administratives essentielles en déplacement.

Enfin, vous pouvez également gagner un temps considérable lors de la création de vos prescriptions grâce à l’outil SmartOrdo de Topaze Kiné. À partir d’une simple photo de l’ordonnance, notre IA remplit automatiquement la date de prescription et le nom du prescripteur.

Tous vos rendez-vous en un clin d’oeil

Vous le savez : les tarifs d’un kiné sont réglementés par les autorités sanitaires, on ne fait pas ce qu’on veut, et les 24 heures d’une journée ne suffisent parfois pas à remplir tous vos objectifs. Maîtriser votre temps, c’est maîtriser vos rentrées d’argent. 

L’agenda est donc un élément central de toute pratique médicale, et la gestion efficace des rendez-vous est indispensable pour assurer le bon fonctionnement de votre cabinet de kinésithérapie. Avec un agenda numérique intégré à votre appli et logiciel kiné, vous avez à votre disposition un outil puissant pour organiser votre emploi du temps, planifier les rendez-vous des patients et coordonner les activités de votre équipe. 

Grâce à ses fonctionnalités avancées, l’agenda proposé par Topaze Kiné est unique. Il dispose de plusieurs filtres faciles à utiliser pour rechercher facilement par nom de patient, modifier l’affichage par jour, semaine ou mois ou encore pour savoir quels équipements ou salles seront utilisés lors des consultations prévues. Vous pouvez également y modifier les horaires de consultations pour chaque jour de la semaine ou pour chaque collaborateur. Ainsi que personnaliser et optimiser votre planning en fonction de vos besoins spécifiques. 

Enfin, vous y trouverez, grâce à des simples icônes, beaucoup d’informations précieuses. Tel que les prestations à facturer et les patients n’ayant pas honoré leurs rendez-vous. Par ailleurs, vous retrouverez le chiffres d’affaires prévisionnel et le nombre de patients confirmés pour le jour, la semaine ou le mois à venir. Ainsi que le nombre de rendez-vous programmés. 

Toutes ces fonctionnalités vous permettent de gérer plus efficacement vos rendez-vous, d’éviter les conflits d’horaires et d’améliorer la satisfaction de vos patients. Que vous travailliez en tant que praticien indépendant ou en collaboration avec une équipe multidisciplinaire.

Une comptabilité décomplexée

Le simple fait de mentionner la compta du cabinet peut vous donner envie de vous enfuir en courant ? Vous n’êtes pas seul, et pourtant, le fait qu’elle soit une corvée n’est pas une fatalité ! La comptabilité revêt une importance capitale pour les professions libérales en répondant à diverses obligations légales et fiscales. Mais, elle permet aussi au professionnel de santé d’avoir les données nécessaires pour piloter l’activité et faciliter la prise de décision. Pour cela, vous pouvez choisir de faire appel à un comptable, ou d’utiliser un logiciel dédié. Car oui, la facturation et surtout la gestion des impayés représentent un défi majeur et peuvent non seulement affecter la trésorerie du cabinet, et donc la rentabilité de votre activité, mais également la relation avec les patients. Il est donc essentiel de surveiller et de gérer les impayés de manière proactive.

Avec Topaze Kiné, la gestion de vos impayés est simplifiée. Le menu Factures du logiciel est très facile d’utilisation et permet de visualiser en un clin d’œil les factures émises pour chaque patient ou chaque soin, et ce qu’il reste à encaisser. La colonne Reste à Encaisser, divisée en 3 (une colonne Patient, une colonne Sécu et une colonne Mutuelle) vous permet de voir instantanément les factures ayant besoin d’une relance, et les éventuelles relances à faire auprès du patient. En effet, les colonnes Sécu et Mutuelle sont mises à jour automatiquement sans qu’aucune action ne soit nécessaire de votre part. Vous n’êtes donc en charge que de l’encaissement des patients, et vous pouvez facilement sélectionner les factures concernées, le collaborateur qui a effectué les soins et qui doit donc être payé, ainsi que le mode de règlement (chèque, espèces, CB, virement…). 

En identifiant rapidement les impayés et en mettant en place des mesures de suivi efficaces, il est possible de minimiser les retards de paiement et de réduire les pertes financières, tout en maintenant des relations saines et positives avec les patients.

Un pense-bête intégré

Plutôt que de jongler entre différentes plateformes, l’onglet « À faire » de l’appli Topaze Kiné vous permet de regrouper toutes vos tâches en un seul endroit, offrant ainsi une vue d’ensemble claire et détaillée de vos responsabilités administratives. Que ce soit la création d’une fiche patient, la scannérisation d’une ordonnance, la gestion des relances, la planification des rendez-vous ou le suivi des impayés, vous pouvez accéder à toutes vos tâches sur une seule page. Plus besoin de perdre du temps à chercher des informations dispersées ou à jongler entre différentes applications : avec Topaze Kiné, tout ce dont vous avez besoin est à portée de main.

Des données pour évaluer l’activité

Dans un environnement concurrentiel, la capacité de mesurer, d’analyser et d’optimiser les performances de votre cabinet est essentielle pour assurer sa croissance et sa pérennité. En vous offrant un accès instantané à des données clés telles que le chiffre d’affaires, la fréquentation des patients, la rentabilité des services et les tendances de croissance, l’onglet Statistiques de votre appli Topaze Kiné vous permet de prendre des décisions éclairées pour optimiser la gestion administrative de votre cabinet kiné. 

Que vous cherchiez à identifier les sources de revenus les plus rentables, à ajuster votre stratégie de tarification ou à évaluer l’efficacité de vos campagnes marketing, nos statistiques vous fournissent les informations dont vous avez besoin. En comprenant mieux ces données, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour optimiser la gestion administrative de votre cabinet kiné et améliorer votre rentabilité.

Conclusion

Qu’on le veuille ou non, tous les professionnels de santé libéraux sont, à leur échelle, des chefs d’entreprise. La gestion administrative chez un kiné ne doit donc pas être un obstacle à la réussite de son cabinet, au contraire ! Elle doit vous permettre d’exceller dans votre activité.

Grâce aux outils et aux techniques présentés dans cet ebook, vous pouvez simplifier et rationaliser vos processus administratifs. Vous vous libérerez du temps et des ressources pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos patients et votre pratique. Que vous cherchiez à améliorer la gestion de vos rendez-vous, à réduire les impayés ou à optimiser vos opérations administratives, Topaze Kiné est là pour vous aider à relever ces défis avec succès. En adoptant une approche proactive et en utilisant les outils à votre disposition, vous pouvez transformer la gestion de votre cabinet et atteindre de nouveaux sommets de réussite professionnelle. En tout cas, c’est ce que l’on vous souhaite !

Découvrez Topaze Kiné, LA solution kiné

Conçue pour optimiser le temps passé par le kiné à ses tâches administratives, la solution Topaze Kiné gère de manière simple et efficace l’ensemble des tâches administratives de votre cabinet. Depuis la lecture de la carte vitale du patient jusqu’à la facturation et la télétransmission des actes.

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