Comment être à jour dans sa facturation lorsqu’on est kiné libéral ?

La facturation du kiné libéral reste essentielle à la réussite du cabinet de kinésithérapie. Il faut savoir, à tout instant, où vous en êtes dans le déroulé des séances de chacun de vos patients. Et en la matière, il existe autant de solutions qu’il n’existe de kinés libéraux ou presque … 

La facturation, une obligation du quotidien pour le kiné libéral

Quelle que soit la nature juridique du statut créée pour l’exercice de son activité, le kiné libéral est responsable de sa facturation. On évoque souvent cette dernière, lorsqu’il s’agit de souligner certaines incompréhensions résultant des textes réglementaires ou de s’étonner du temps passé à essayer de régulariser les indus. Dans les médias, de nombreux journalistes mettent fréquemment en avant ces indus ou dans d’autres cas les erreurs (volontaires ou non) des professionnels de santé. Mais la facturation pour le kiné libéral représente avant tout une obligation au quotidien. Dans la majorité des cas, le kiné libéral reçoit ou se déplace au  domicile de ses patients pour plusieurs séances, prescrites par le médecin.

Il s’agit donc pour le kiné libéral de suivre précisément les différents rendez-vous honorés, afin de pouvoir se conformer à la prescription d’une part et de facturer les soins réellement prodigués d’autre part. En théorie, la facturation pourrait être établie à la fin de chaque séance, même si elle est généralement effectuée après 5 ou 10 séances, voire même effectuée lorsque les soins sont terminés. Comment s’organiser alors pour ne rien omettre et être toujours à jour des factures à émettre et de celles à encaisser ?

Facturation à la séance ou toutes les 10 séances, quel modèle pour le kiné libéral ?

Il n’existe pas une règle applicable par tous les kinés libéraux. Certains établissent des factures chaque semaine, lorsque d’autres ont décidé de facturer à chaque fois, qu’un certain nombre de séances est atteint (5, 10, 15, ….).  Cette question pourra éventuellement être traitée en fonction du destinataire de la facture : l’Assurance Maladie ou le Patient.  En 2017, une étude de l’IGAS (Inspection Générale des Affaires sociales) soulignait que 80.2 % des kinés libéraux pratiquaient le tiers payant. Dans plus de 8 cas sur 10, la facture est alors transmise directement à l’Assurance Maladie. La volonté de généraliser le tiers payant, que ce soit pour la part obligatoire (AMO) ou la part complémentaire (AMC), reste donc une réalité bien marquée chez les kinés libéraux.

Cela ne réduit pas la nécessité de s’organiser pour pouvoir être à jour, en permanence, dans la facturation des soins prodigués. Le kiné libéral doit en effet enregistrer les séances honorés (soins prodigués) mais aussi identifier les séances annulées à sa demande ou à celle de son patient, se souvenir des séances pour lesquelles le patient ne s’est pas déplacé (et ce sans prévenir), ….

La facturation du kiné libérale, un suivi rigoureux pour se simplifier la tâche

Outre ce suivi rigoureux, le kiné libéral se devra de respecter les règles qui lui sont imposées en la matière, notamment en ce qui concerne la facturation du bilan et la périodicité admise pour la réalisation de ce dernier. Il sera possible pour le masseur kinésithérapeute de s’appuyer sur les atouts d’un logiciel pour kinés libéraux afin de ne rien oublier. Le recours à une secrétaire médicale pourra aussi constituer une alternative pour répondre à ces enjeux. Dans ces deux cas, la facturation pourra être établie à tout instant en tenant compte de tous les éléments enregistrés, tout en permettant la télétransmission des informations nécessaires à l’Assurance Maladie.

Même s’ils sont de moins en moins nombreux, certains kinés libéraux continuent de gérer leur facturation, et plus généralement leur cabinet de kinésithérapie, « à l’ancienne ». Des dossiers patients permettent de suivre le déroulé des séances et c’est le kiné libéral qui renseigne chaque nouvelle séance pratiquée ou annulée. Si la méthode peut apparaître archaïque aux jeunes kinés libéraux, elle a néanmoins fait ses preuves même si elle exige une organisation sans faille. On peut néanmoins prédire, sans trop prendre de risques, que ce type de gestion de la facturation est appelé à disparaître tant les outils numériques se généralisent. Cette généralisation est encore appelée à se renforcer  avec le développement de la e-santé.

Et vous, comment suivez-vous la facturation de vos patients ? Un logiciel, une secrétaire, les deux, une gestion plus traditionnelle ? Avez-vous des astuces à partager pour gagner en efficacité ?