Bien s’organiser au quotidien, la clé pour réussir en tant que kiné libéral !

Si le kiné libéral se doit de se concentrer sur les soins à prodiguer à ses clients, il doit aussi, pour garantir la réussite de son installation, s’attacher à bien s’organiser au quotidien. Du choix des horaires d’ouverture de son cabinet à celui du recrutement d’une secrétaire médicale, bien des questions reposent avant tout sur les attentes de sa patientèle. Une préparation minutieuse permet, le plus souvent, d’anticiper toutes les problématiques et de vivre sereinement les premiers mois de cette nouvelle carrière qui s’offre à vous : kiné libéral.

S’installer comme kiné libéral, un aboutissement mais aussi le début d’une organisation à imaginer

Lorsque vous vous installez en tant que kiné libéral, c’est un rêve et / ou un projet de longue date, qui prend corps. Mais la création d’un cabinet libéral de masso kinésithérapie représente aussi le début d’une organisation à imaginer et à mettre en place. Vous avez déjà au préalable réfléchi à votre choix en ce qui concerne les visites à domicile, et en la matière aussi , l’organisation sera essentielle à la réussite de votre activité.  Vous avez déjà rempli toutes les obligations administratives et légales avant d’ouvrir votre cabinet de kiné libéral ou avant de rejoindre une maison de santé pluriprofessionnelle. Vous devez donc désormais organiser votre quotidien et les questions à solutionner sont aussi nombreuses que diverses.

Si vous avez fait le choix de vous associer à d’autres kinés libéraux ou si vous avez préféré rejoindre une MSP pour débuter votre carrière, ces questions se posent avec moins d’incidences, puisque vous devrez prendre les décisions en commun, afin que le choix des uns ne contredise pas les décisions des autres. En revanche, si vous commencez une aventure en solo, il vous faudra alors apporter des réponses précises à chacune de ces problématiques avant même de commencer à exercer, alors autant s’y préparer.

A la recherche de votre patientèle, un objectif pour vous guider au quotidien

Si vous avez racheté la patientèle d’un masseur kinésithérapeute libéral parti à la retraite, vous n’aurez pas à connaître cette nécessité absolue de vous faire un nom et d’attirer les patientes et patients dans votre cabinet. Dans les autres cas, vous allez devoir vous adapter aux contraintes de ces derniers.  En zone rurale ou péri-urbaine, le quartier ou la ville, dans laquelle vous vous êtes installé, peut se vider dans la journée, amenant les habitants à rejoindre les métropoles proches pour leur travail quotidien. Vos horaires d’ouverture devront donc prendre en compte cette réalité quotidienne, en prévoyant des ouvertures tardives, afin de permettre à vos patients de rejoindre leur lieu d’habitation. Une ouverture plus tardive (jusque 21h00 par exemple) pourra même être judicieuse un ou deux jours par semaine. La question ne se posera pas si la moyenne d’âge des habitants de votre quartier est plus élevée. Si la proportion de retraités est importante, il est à prévoir que des horaires plus traditionnels (en journée de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00 par exemple) puissent répondre à leurs besoins et à leurs attentes.

Votre patientèle ne peut pas s’adapte à vos horaires d’ouverture, et c’est donc bien à vous de le faire. Tout dépendra donc de votre zone d’installation et de l’étude de marché, que vous avez réalisé avant d’ouvrir votre cabinet libéral de masso-kinésithérapie.

L’organisation quotidienne du masseur kinésithérapeute, un parcours d’obstacles semé d’embuches

Vous devrez également étudier les horaires d’ouverture des autres cabinets de kinésithérapie, et ainsi identifier éventuellement des créneaux horaires, durant lesquels vous pouvez offrir une réponse inexistante jusque-là. Votre amplitude de travail sera également au cœur de cette organisation. Allez-vous devoir travailler tous les jours de la semaine ou avez-vous décidé de vous octroyer deux jours de repos par semaine ? Une fois encore, cela dépendra de vos envies d’une part mais aussi et surtout de vos patients et de votre capacité à répondre à leurs besoins.  Dans certains quartiers ou dans certaines villes, votre cabinet de kiné libéral pourra fermer ses portes le samedi et le dimanche, puisque la population a déserté ces lieux composés essentiellement de bureaux et de commerces. A l’inverse, dans les cités baptisées les « ville dortoir », la population sera plus accessible au cours de ces week-ends. C’est en fonction de la situation, que vous pourrez même être amené à devoir vous associer à un second kiné libéral afin de satisfaire toutes les demandes et de garantir la continuité des soins. Toutes ces exigences sont à prendre en compte, notamment en ce qui concerne la continuité des soins lorsqu’il s’agit de la kinésithérapie respiratoire des plus petits.   La même problématique, avec le même type de réflexion, reviendra au moment des vacances que vous espérez pouvoir prendre sans pénaliser l’activité de votre cabinet libéral de masso-kinésithérapie.

Horaires d’ouverture, amplitude horaire, jour de fermeture, voilà des questions concrètes qui vont participer au succès de votre entreprise. Mais ce ne sont pas les seules, bien au contraire.

Anticiper pour un kiné libéral, les clés pour réussir le développement de son cabinet

La rémunération d’un kiné libéral comme le succès de son cabinet de masso kinésithérapie repose essentiellement sur le nombre de patients, qu’il réussira à recevoir au quotidien, sur les soins qu’il prodiguera à ces derniers. L’organisation matérielle (accès et horaires) est donc essentielle.  Mais cette rémunération repose aussi sur les télétransmissions, qui seront effectuées par le kiné libéral et par tout le travail administratif à faire autour de ces télétransmissions (suivi des télétransmissions, traitement des rejets, pointage des différents états, …). Le volet administratif de la gestion d’un cabinet libéral de masso kinésithérapie n’est pas à négliger, d’autant plus que cela doit prendre en compte bien d’autres contraintes légales et réglementaires. La question d’une assistance administrative se pose alors aux professionnels. Le temps consacré à ces diverses tâches administratives n’est pas un « temps médical », que vous consacrez à vos patientes et patients, alors l’importance de ces tâches justifie-t-elle le recrutement d’une secrétaire médicale. Cette décision engage l’avenir de votre cabinet mais s’impose néanmoins, comme nécessaire, pour vous permettre de vous concentrer pleinement sur votre activité. Là encore, la question ne se posera pas dans les mêmes termes si vous avez fait le choix de vous associer à d’autres kinés libéraux et/ou à d’autres professionnels de santé.

Si le secrétariat médical d’un cabinet de masso kinésithérapie constitue une aide incontestable dans le traitement et le suivi des dossiers, il représente aussi la voie à suivre pour assurer un meilleur accueil de votre patientèle en cabinet et de mieux gérer votre agenda. La gestion des rendez-vous décalés mais aussi des patients ne se présentant pas à leur rendez-vous ainsi que la réponse aux innombrables appels téléphoniques vous permettent de pouvoir recevoir vos patients dans les meilleures conditions et de vous consacrer pleinement aux soins à prodiguer.

Il n’existe pas d’organisation idéale pour un masseur kinésithérapeute, qui s’installe en libéral. Chaque situation est unique, et chacune et chacun doit pouvoir s’adapter au mieux pour faire face à la demande (des patients) tout en respectant ses envies et ses principes. Ce n’est pas toujours aisé, même si une bonne préparation (étude de marché, immersion dans la vie locale, ….) permet le plus souvent de disposer de toutes les données nécessaires à une organisation efficace et efficiente.

Et vous, comment vous organisez-vous au quotidien ? Quels sont vos horaires d’ouverture ? Avez-vous fait le choix de recruter une secrétaire médicale ? Quels conseils donneriez-vous en la matière à des masseurs kinésithérapeutes, souhaitant se lancer dans l’aventure de l’exercice en libéral ?